Combien de temps une entreprise doit-elle conserver ses factures, contrats et documents comptables ? Les durées varient selon le type de document, mais l'enjeu reste le même : pouvoir retrouver et présenter le bon justificatif lorsqu'il est demandé.
Quelle est la durée de conservation des documents d'entreprise ?
Il n'existe pas une durée unique pour tous les documents professionnels.
Voici les principales durées à connaître :
- Factures clients et fournisseurs
- 10 ans
- Justifier un achat, une vente ou une opération
- Livres et registres comptables
- 10 ans
- Justifier la comptabilité de l'entreprise
- Contrats et conventions commerciales
- 5 ans
- Retrouver les engagements pris avec un client, fournisseur ou partenaire
- Correspondances commerciales
- 5 ans
- Conserver une trace des échanges professionnels
- Documents bancaires
- 5 ans
- Justifier certaines opérations financières
- Documents fiscaux concernés par le contrôle de l'administration
- 6 ans actuellement
- Répondre aux demandes et contrôles de l'administration fiscale
D'autres durées peuvent s'appliquer aux documents liés aux salariés, aux assurances, aux données personnelles, aux contrats électroniques ou à la vie de l'entreprise.
Avant de supprimer un document, il est donc important de vérifier la durée qui lui est réellement applicable.
À partir du 1er janvier 2027, le délai de conservation de certains documents concernés par le contrôle de l'administration fiscale passe de 6 à 10 ans, selon les dispositions d'entrée en vigueur prévues.
Combien de temps conserver les factures d'une entreprise ?
Les factures clients et fournisseurs font partie des pièces justificatives comptables.
Elles doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
Le fait qu'une facture soit payée et enregistrée en comptabilité ne signifie donc pas qu'elle peut être supprimée.
Plusieurs années plus tard, elle peut encore permettre de justifier un achat, une vente, un paiement ou une autre opération.
Une facture payée reste un justificatif.
Combien de temps conserver les contrats et documents commerciaux ?
Les contrats et conventions conclus dans le cadre d'une relation commerciale doivent généralement être conservés pendant 5 ans.
La même durée s'applique notamment aux correspondances commerciales.
Ces documents permettent de retrouver les engagements pris, les conditions convenues ou les échanges intervenus avec un client, un fournisseur ou un partenaire.
Ils peuvent notamment devenir importants plusieurs années plus tard en cas de désaccord ou de litige.
Documents fiscaux : ce qui change en 2027
Les livres, registres, documents et pièces concernés par le contrôle de l'administration fiscale sont actuellement soumis à un délai de conservation de 6 ans.
À compter du 1er janvier 2027, ce délai passe à 10 ans pour les documents concernés, selon les dispositions d'entrée en vigueur prévues par la réforme.
Pour l'entreprise, la conséquence est simple : certains documents devront rester disponibles encore plus longtemps.
Pourquoi une entreprise doit-elle conserver ses documents ?
Parce qu'un document qui semble secondaire aujourd'hui peut devenir indispensable plusieurs années plus tard.
Une entreprise peut notamment avoir besoin d'un ancien document :
- lors d'un contrôle fiscal ou comptable ;
- à la demande d'une administration ;
- pour justifier une ancienne opération ;
- en cas de désaccord avec un client ou un fournisseur ;
- lors d'un litige ;
- pour retrouver les conditions d'un ancien contrat.
Ces documents peuvent donc servir de justificatif ou de preuve plusieurs années après leur création.
Les conserver permet à l'entreprise de justifier ses opérations et de défendre ses intérêts lorsqu'elle en a besoin.
Que se passe-t-il si un document a disparu ?
Le problème apparaît souvent au moment où le document est demandé.
Une opération peut avoir été correctement réalisée plusieurs années auparavant. Mais si le document permettant de la justifier a été supprimé, perdu ou est devenu inaccessible, l'entreprise peut ne plus être en mesure de fournir la preuve attendue.
Cela peut compliquer un contrôle, une démarche administrative, la justification d'une opération ou un litige.
Les conséquences dépendent du document et de la situation : il n'existe pas une sanction unique applicable à la perte de tous les documents professionnels.
Conserver un document, ce n'est donc pas seulement éviter de le supprimer : c'est pouvoir le retrouver lorsqu'il devient nécessaire.
Faut-il conserver les factures électroniques ?
Oui.
La généralisation de la facture électronique change la manière dont les entreprises reçoivent et émettent leurs factures, mais elle ne supprime pas leur obligation de conservation.
Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
L'obligation d'émission entre progressivement en vigueur selon la taille de l'entreprise, avec une échéance au 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.
Pour l'entreprise, le principe reste le même :
papier ou électronique, une facture doit rester disponible pendant sa durée de conservation.
Où sont réellement les documents de votre entreprise ?
Les documents professionnels peuvent aujourd'hui être répartis entre plusieurs endroits :
- boîtes mail ;
- ordinateurs ;
- logiciels professionnels ;
- dossiers partagés ;
- services cloud ;
- serveurs ;
- prestataires.
Cette organisation peut fonctionner parfaitement au quotidien. Le problème peut apparaître plusieurs années plus tard.
Un ordinateur est remplacé. Un collaborateur quitte l'entreprise. Une ancienne boîte mail est supprimée. L'entreprise change de logiciel ou de prestataire. Un fichier est effacé accidentellement.
Ces changements ne devraient pas entraîner la disparition d'un document qui doit encore être conservé.
Les documents importants ne devraient pas non plus dépendre uniquement du compte ou de l'ordinateur d'une personne.
L'entreprise doit donc savoir où se trouvent ses documents importants, pouvoir les récupérer et conserver la maîtrise de leur accès.
La vraie question n'est pas seulement :
« Où est mon document aujourd'hui ? »
mais :
« Pourrai-je encore le retrouver dans plusieurs années ? »
RGPD : peut-on conserver toutes les données indéfiniment ?
Non.
Une obligation de conservation ne signifie pas que toutes les données personnelles peuvent être gardées sans limite.
Certaines données doivent être conservées parce qu'une obligation légale le prévoit ou parce qu'elles restent nécessaires.
À l'inverse, lorsqu'une donnée personnelle n'est plus nécessaire et qu'aucune obligation ne justifie sa conservation, elle ne doit pas être conservée indéfiniment.
Le principe est donc simple :
conserver ce qui doit l'être pendant la durée nécessaire, puis ne pas garder inutilement ce qui n'a plus à l'être.
Comment vérifier la conservation des documents dans son entreprise ?
Il n'est pas nécessaire d'être spécialiste pour effectuer une première vérification.
Posez-vous cinq questions :
- Quels documents devons-nous conserver ?
- Pendant combien de temps ?
- Savons-nous où ils se trouvent ?
- Pourrons-nous encore les récupérer dans plusieurs années ?
- Qui peut y accéder ?
Si certaines réponses sont difficiles à donner, cela peut révéler un manque de visibilité sur l'organisation des documents.
Mieux vaut identifier ce problème aujourd'hui que le jour où un document vieux de plusieurs années doit être présenté.
Ce qu'il faut retenir sur la conservation des documents d'entreprise
Les durées de conservation varient selon la nature des documents.
Parmi les principales règles à retenir :
- 10 ans pour les factures clients et fournisseurs ainsi que les documents comptables ;
- 5 ans pour les contrats et correspondances commerciales ainsi que de nombreux documents bancaires ;
- 6 ans actuellement pour les documents concernés par le contrôle de l'administration fiscale, avec une évolution vers 10 ans à partir du 1er janvier 2027 selon les dispositions applicables.
La facture électronique ne supprime pas les obligations de conservation.
Mais derrière ces délais se trouve un enjeu beaucoup plus concret : être capable de présenter un document plusieurs années après sa création.
Une facture peut avoir été payée. Un contrat peut être terminé. Un collaborateur peut avoir quitté l'entreprise. Le logiciel utilisé à l'époque peut avoir changé.
Le document, lui, peut toujours être nécessaire.
C'est pourquoi la question essentielle reste :
le jour où votre entreprise aura besoin d'un document, sera-t-il toujours disponible ?