La conservation des documents professionnels fait partie des obligations courantes d'une entreprise. Avec la dématérialisation croissante des documents, une question devient essentielle : comment conserver durablement plusieurs années de données professionnelles tout en maîtrisant leur stockage, leur accès et leur sécurité ?
Quelles sont les obligations de conservation d'une entreprise ?
Il n'existe pas une durée unique applicable à l'ensemble des données d'une entreprise. La durée de conservation des documents dépend de la nature du document concerné et de la réglementation applicable.
Parmi les principales durées de conservation applicables aux entreprises :
Documents comptables et pièces justificatives
10 ans
Factures clients et fournisseurs
10 ans
Contrats et conventions commerciales
5 ans
Correspondances commerciales
5 ans
Documents bancaires
5 ans
Documents fiscaux concernés
Selon les délais légaux applicables
Des règles spécifiques peuvent s'appliquer aux documents sociaux, aux données relatives aux salariés, aux contrats électroniques et aux données à caractère personnel. La durée applicable doit donc être déterminée catégorie de documents par catégorie de documents.
Documents comptables : une conservation obligatoire pendant 10 ans
Le Code de commerce établit une obligation claire concernant les archives comptables.
« Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans. »
Article L123-22 du Code de commerce Consulter l'article sur Légifrance
Pour une entreprise, la conservation des factures pendant 10 ans implique de disposer d'une organisation documentaire capable de fonctionner sur le long terme. Une facture créée aujourd'hui ne doit pas simplement être enregistrée dans un dossier : elle doit être intégrée à une organisation permettant sa conservation pendant toute la période réglementaire applicable.
Pourquoi conserver ces documents ?
La conservation répond avant tout à un besoin de traçabilité et de justification de l'activité. Ces documents peuvent être nécessaires dans le cadre :
- d'un contrôle fiscal ;
- d'un contrôle comptable ;
- d'un audit ;
- d'une demande administrative ;
- d'un différend commercial ;
- d'un litige avec un client ou un fournisseur ;
- de la consultation de l'historique d'un contrat ou d'un dossier.
Le numérique change la manière de conserver les archives
Une grande partie des documents professionnels est désormais créée directement sous forme numérique : factures PDF, contrats électroniques, dossiers clients, documents comptables, fichiers administratifs et documents métier.
Après plusieurs années, ces données peuvent être dispersées entre les ordinateurs des collaborateurs, des disques externes, des boîtes mail, des espaces partagés et plusieurs services en ligne. L'archivage des données d'entreprise devient alors difficile à maîtriser.
Une politique de conservation professionnelle doit permettre de répondre clairement à quatre questions :
Quoi ?
Quelles données doivent être conservées ?
Combien de temps ?
Quelle durée de conservation appliquer ?
Où ?
Où sont physiquement stockées les données ?
Qui ?
Quelles personnes sont autorisées à y accéder ?
Conservation des données et sécurité informatique
Les documents professionnels peuvent contenir des informations confidentielles concernant l'entreprise, ses clients, ses fournisseurs ou ses collaborateurs. La conservation à long terme doit donc être intégrée à la politique de sécurité informatique de l'entreprise.
Les principales mesures associées au stockage des données d'entreprise :
- gestion des droits d'accès ;
- authentification des utilisateurs ;
- sécurisation du réseau ;
- segmentation lorsque nécessaire ;
- chiffrement des communications ;
- journalisation des accès ;
- protection de l'infrastructure.
Conservation des données et RGPD
Une obligation de conservation ne signifie pas que toutes les informations doivent être conservées indéfiniment. Lorsqu'une entreprise traite des données à caractère personnel, la durée de conservation doit notamment tenir compte de la finalité du traitement et des obligations légales applicables.
Il est donc nécessaire de distinguer l'archivage justifié par une obligation légale ou un besoin légitime d'une conservation indéfinie de données qui ne seraient plus nécessaires.
Comment conserver plusieurs années de données métier ?
Une entreprise peut choisir différentes architectures de conservation selon :
- son volume de données ;
- son activité ;
- ses contraintes propres ;
- ses besoins d'accès ;
- la durée de conservation recherchée ;
- le niveau de maîtrise souhaité sur son environnement.
Pour les organisations qui souhaitent conserver directement la maîtrise de leur environnement, une infrastructure de stockage locale dédiée constitue une solution possible — et non une obligation légale.
Une infrastructure de stockage locale pour garder la maîtrise de ses données
Une infrastructure locale dédiée permet de centraliser les documents professionnels directement au sein de l'entreprise, sur un environnement administré selon ses propres règles d'accès et de conservation. Elle peut accueillir :
Factures & comptabilité
Classement et conservation par exercice et par année.
Contrats
Organisation par client, fournisseur ou projet.
Dossiers clients
Centralisation de l'historique documentaire associé à chaque dossier.
Documents administratifs
Organisation et conservation des documents internes.
Données métier
Centralisation des fichiers nécessaires à l'activité.
Le dimensionnement de cette infrastructure relève du même travail que pour un serveur d'entreprise : capacité, tolérance aux pannes, supervision et stratégie de sauvegarde associée.
Des données conservées localement
Le stockage local permet à l'entreprise de connaître l'emplacement physique de ses données et de conserver la maîtrise de son infrastructure. Les documents peuvent rester accessibles uniquement depuis le réseau de l'entreprise et par les utilisateurs autorisés.
Accès à distance sécurisé par VPN
Une infrastructure locale peut également être utilisée par des collaborateurs travaillant à distance. L'accès externe est alors réalisé à travers un VPN d'entreprise chiffré.
- 1Utilisateur à distance
- 2Connexion VPN chiffrée
- 3Réseau sécurisé de l'entreprise
- 4Stockage local
- 5Données autorisées
Le collaborateur établit une connexion sécurisée avec le réseau de l'entreprise avant d'accéder aux ressources pour lesquelles il dispose d'une autorisation. Le stockage de fichiers n'a donc pas besoin d'être directement exposé sur Internet.
Une politique de conservation pensée sur le long terme
Une approche structurée doit prendre en compte :
- les obligations légales applicables à chaque catégorie documentaire ;
- les volumes actuels et leur évolution ;
- la durée de conservation ;
- l'organisation et le classement des données ;
- les droits d'accès ;
- la confidentialité des informations ;
- la sécurisation de l'infrastructure ;
- les modalités d'accès à distance ;
- les règles de suppression à l'issue des durées applicables.
La solution AMGIS
Conservez durablement vos données métier
AMGIS accompagne les professionnels dans la conception et le déploiement d'infrastructures locales dédiées au stockage et à la conservation des données métier.
La solution est dimensionnée selon le volume de données, le nombre d'utilisateurs, les durées de conservation et les contraintes propres à l'entreprise.
Stockage local
Centralisation des données au sein de l'entreprise.
Conservation longue durée
Infrastructure dimensionnée pour plusieurs années d'historique.
Organisation
Classement par service, client, projet, catégorie ou année.
Contrôle des accès
Gestion précise des utilisateurs et des autorisations.
Sécurisation
Protection de l'infrastructure et des communications.
Accès à distance
Connexion sécurisée aux ressources via VPN chiffré pour les utilisateurs autorisés.
L'entreprise dispose ainsi d'un environnement documentaire structuré dont elle maîtrise l'emplacement, les accès et la durée de conservation. Un audit informatique préalable permet d'évaluer les volumes, les usages et les priorités avant tout déploiement.
En conclusion
La conservation des données professionnelles est à la fois un enjeu réglementaire, organisationnel et informatique. Certaines pièces doivent être conservées pendant plusieurs années, notamment les documents comptables et leurs justificatifs pendant 10 ans conformément à l'article L123-22 du Code de commerce.
Pour les entreprises qui souhaitent conserver la maîtrise de leurs données, une infrastructure locale correctement dimensionnée et sécurisée permet de centraliser durablement cet historique tout en contrôlant précisément les accès, avec un accès distant par VPN chiffré lorsque celui-ci est nécessaire.